+375 29 622 0005
 

Как уменьшить затраты при переезде Вашего офиса. Часть. 1

Вторник, 22 марта 2011 г.
Рубрика: Статьи
Просмотров: 2560

Каждому руководителю хорошо известно, что переезд офиса – не только очень хлопотное, но и довольно затратное дело. А в нынешних экономических условиях дополнительные расходы не нужны ни государственным, ни частным организациям. Поэтому если перед компанией стоит задача сменить место своей «дислокации», лучше доверить этот процесс профессионалам. Они возьмут на себя основной объем работ и дадут Вам практические рекомендации, которые помогут избежать традиционной для такого процесса суматохи. Продемонстрируем это на наглядных примерах.

Предположим, Вы являетесь руководителем крупной организации со штатом в 400 человек.

Прежде всего, Вам необходимо подготовить специальную инструкцию по переезду и довести ее до работников в форме приказа. В данном приказе будут перечислены следующие действия, обязательные к исполнению для всех сотрудников:

  1. в картонные короба, предоставленные мувинговой компанией, упаковать личные вещи и документацию. На короба нанести маркировку с указанием фамилии сотрудника, его должности и номера нового рабочего кабинета;
  2. нанести вышеописанную маркировку на всю имеющуюся в кабинете мебель. Тщательно заклеить скотчем створки тумб, стеллажей и шкафов в целях предотвращения их случайного открывания при перевозке.
  3. отключить от электросети персональные компьютеры, принтеры и другую оргтехнику. Также отключить все телефоны и факсы. Клавиатуры, компьютерные мыши и другие периферийные устройства уложить в картонные короба. На рабочих столах оставить только системные блоки компьютеров и дисплеи;
  4. в день переезда в рабочих кабинетах:
    • освободить от личных вещей и документации все шкафы, тумбы и стеллажи;
    • оставить на рабочем столе системные блоки и дисплеи персональных компьютеров (они будут упаковываться сотрудниками мувинговой компании отдельно);
    • оставить на столе подробный, промаркированный план расположения рабочих мест в новом помещении.

После того как все вышеприведенные рекомендации выполнены, за дело принимается персонал мувинговой компании, которая и осуществляет Ваш переезд.

В назначенный день (если организация большая, то лучшим днем для переезда является выходной) в офис приезжают ее сотрудники. Они последовательно выполняют следующие действия:

  • аккуратно упаковывают все имеющиеся в офисе системные блоки и дисплеи;
  • демонтируют разборные предметы обстановки (стойки ресепшн, переговорные столы и комнаты, кухни и т.д.)
  • тщательно упаковывают дорогие вещи и интерьерные аксессуары (кожаную мебель, столы руководителей, скульптуры и статуэтки, картины и т.д.);
  • загружают имущество компании в автомобили;
  • доставляют его по указанному адресу, выполняют разгрузку и расстановку в соответствии с согласованным планом и маркировкой.

ИТОГИ

Практика показывает, что общая продолжительность подготовительного процесса при офисном переезде составляет максимум 4 часа. Конечно, при условии, что каждый сотрудник упаковывает исключительно свои вещи и приводит в порядок сугубо свое рабочее место. В денежном выражении при обращении в надежную мувинговую компанию Вы экономите не менее 30% всего бюджета, отведенного на переезд. Эта цифра красноречиво свидетельствует о том, что прибегать к помощи сторонних профессионалов гораздо выгоднее, чем пытаться все предусмотреть при организации самостоятельного офисного переезда.