+375 29 622 0005
 

Как уменьшить затраты при переезде Вашего офиса. Часть 2.

Вторник, 22 марта 2011 г.
Рубрика: Статьи
Просмотров: 2315

В этой статье мы подробно осветим вопросы подготовки переезда офиса своими силами.

Начинать подготовку необходимо как минимум за день до запланированной даты переезда. Приведенная ниже инструкция составлена из расчета распределения обязанностей между всеми сотрудниками компании. Проще говоря, данный алгоритм действий на своем рабочем месте должен выполнять каждый подчиненный.

1. Начинать переезд следует с отключения персональных компьютеров и другой офисной оргтехники (факсов, принтеров, свитчей, сканеров, мини-АТС и т.д.):

  • кабели и провода рекомендуется отсоединять и упаковывать в картонные короба. На короба, в свою очередь, желательно нанести специальную маркировку;
  • телефоны и периферийные компьютерные устройства (клавиатуры, мыши) также необходимо упаковать в короба;
  • на рабочем месте подчиненных должны остаться: системный блок, дисплей, сканер, принтер, другая крупногабаритная оргтехника;
  • все оборудование нужно промаркировать с боковой поверхности или с обратной стороны.

2. На втором этапе переезда требуется заняться упаковкой различных архивных документов, в том числе – бухгалтерских. Также следует приступить к упаковке в картонные короба оргтехники небольших размеров и личных вещей работников. Короба должны быть предоставлены мувинговой компанией, непосредственно занимающейся вашим переездом.

На данном этапе рекомендуется:

  • упаковывать раздельно архивную документацию и личные вещи персонала. Их маркировка также должна различаться. Такой подход поможет гораздо быстрее рассортировать вещи после переезда, избежать неразберихи с документами.
  • архивные документы лучше упаковывать по отдельным участкам.

3. После того как работа с упаковкой документов и личных вещей была закончена, наступает черед маркировки крупной оргтехники, офисной мебели и рабочих мест. Она должна производиться в соответствии с планом расстановки, утвержденным для нового офиса. Составлять такой план необходимо задолго до переезда, еще на стадии подбора нового помещения. В качестве маркировочного материала для мебели можно использовать обычный лист бумаги, на котором указана вся необходимая информация. Наклеивать бумагу можно при помощи скотча. Также подойдут и подписанные от руки клейкие стикеры.

Непосредственно маркировку необходимо выполнять:

  • по принципу «кабинет – фамилия сотрудника»;
  • поверх картонных коробов;
  • на боковых поверхностях мебели. Если рабочее место сотрудника состоит из нескольких предметов (тумбочки, подставки для системного блока компьютера и т.д.), промаркировать следует каждый его элемент;
  • картонные короба маркируются сверху;
  • отдельные маркировочные стикеры необходимо также предусмотреть для съемных полок шкафов и стеллажей;
  • маркировать офисные стулья и кресла лучше с их обратной стороны;
  • принтеры и дисплеи персональных компьютеров также маркируются с обратной стороны, системные блоки – с боковой;
  • все прочее имущество компании, включая технический инструмент и разнообразный хозяйственный инвентарь (кулеры и пустые бутыли для воды, напольные вешалки, пластиковые мусорные урны и пр.) маркируются по желанию сотрудников, с указанием кабинета, в котором они будут находиться после переезда.

4. Заключительным этапом офисного переезда является тщательное заклеивание скотчем стеллажей, шкафов и тумб. Это необходимо, чтобы избежать случайного открывания их створок или выпадения съемных полок при погрузке/разгрузке. Выполнить эту несложную работу могут как сами работники фирмы, так и персонал мувинговой компании. При этом необходимо помнить, что:

  • не нужно заклеивать мебель и предметы обстановки, подлежащие сборке/разборке. К таковым относятся шкафы-купе, стойки ресепшн, стол руководителя, переговорные комнаты и пр.;
  • тумбочки рекомендуется заклеивать строго по периметру открывания выдвижных ящиков;
  • платяные шкафы заклеиваются по периметру открытия их створок;
  • точно таким же образом заклеиваются стеллажи для документов с распашными створками.

На этом подготовка к офисному переезду заканчивается. Если следовать всем вышеперечисленным рекомендациям, смена места дислокации для вашей компании пройдет быстро и совершенно безболезненно. Помните, чем тщательнее вы готовитесь к переезду, тем меньше денег в конечном итоге вы на него затратите.