Как уменьшить затраты при переезде Вашего офиса. Часть. 2

В данной статье мы постараемся подробней разъяснить каким образом необходимо осуществлять подготовку своими силами к переезду офиса.

Подготовку следует осуществить накануне офисного переезда максимум за день, в данной инструкции рассчитано, что подготовительный процесс будет разбит пропорционально на всех сотрудников вашего предприятия, т.е. произведут нижеописанный алгоритм действий каждый работник офиса со своим участком рабочего места.

1. Следует начать с отключения оргтехники на рабочих местах, а так же прочей специальной офисной техники (принтеры, факсы, сканеры, свичи, АТС, и т.д.):

• провода и прочую проводку желательно отсоединять и складывать в короба, с последующей маркировкой,
• мелкую оргтехнику (телефоны, мыши, клавиатуры) следует упаковать в короба,
• на рабочих местах сотрудников должно остаться из оргтехники;
• монитор, системный блок, принтер, сканер, ибп, крупная оргтехника.
• все промаркировать с обратной стороны оборудования или боковой поверхности.

2. Следующим этапом лучше заняться упаковкой архива документов, личных вещей сотрудников, в т.ч. канцелярии, документов и малой оргтехники в короба картонные предоставленные мувинговой компанией, которая потом будет осуществлять непосредственно ваш переезд офиса:

• при упаковке личных вещей сотрудников и канцелярии, желательно отделить все складываемое с рабочих столов от документации находящееся в полках и архива документов (следовательно и промаркировать по назначению). Это поможет без труда с ориентироваться после переезда, и в первую очередь разложить критичные документы а так же любимые вещи сразу на рабочее место, не разыскивая их в общем количестве упакованных документов,
• после чего начать упаковывать архивы документов по участкам.

3. Затем маркируем рабочие места, мебель, оргтехнику, короба, согласно плана расстановки в новом офисном помещении, соответственно уже к этому моменту план размещения рабочих мест должен быть согласован (обычно согласование проводится за долго до офисного переезда, еще на стадии выбора нового помещения для переезда). Нумератором здесь может служить просто распечатанный листок с нужной информацией на обычной бумаге, с последующей подклейкой скотчем к любой поверхности, можно так же использовать клейкие стикеры и подписывать их от руки:

• маркировать необходимо по принципу кабинет прибытия - фамилия сотрудника (касательно рабочего места в целом),
• короба маркируем сверху,
• на мебель наклеивать на боковых поверхностях (если в составе одного рабочего места имеется тумбочка, приставка, подкатка для системного блока и пр., обязательно промаркировать каждую составную часть),
• при маркировки стеллажей и шкафов, снятые полки так же маркируем,
• стулья, кресла маркируем с обратной стороны,
• мониторы и принтеры с обратной стороны, системные блоки и и ибп с боковой поверхности маркировать,
• прочее имущество (мусорные ведра, кулер, вешалки, технический инструмент, бутли и т.д.) маркируем при необходимости в зависимости от кабинета прибытия.

4. Завершающим этапом к подготовке вашего переезда офиса будет заклеивание скотчем тумб, шкафов, стеллажей во избежание открытий во время разгрузо погрузочных работ, конечно это может сделать и мувинговая компания, но незабываем что речь идет о минимизировании затрат на переезд офиса, и по этому:

• то что подлежит демонтажу и монтажу заклеивать не нужно ( стол руководителя, шкафы купе, резепшен стойки, переговорные и т.д.),
• тумбочки заклеиваем по периметру открытия шуфлядок,
• стандартные платяные шкафы по периметру открытия дверок,
• стеллажи для документов имеющих дополнительно распашные дверки заклеиваем так же.

Осуществив рекомендуемый перечень не замысловатых действий, мы можем с уверенностью сказать, что подготовка осуществлена на высоком уровне и позволит осуществить офисный переезд за минимальные сроки, и как вывод значительную экономию средств вашей компании.